Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

SARL AGENCE BIC CHANGEUX ET ASSOCIES, en qualité de responsable de traitement, attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), à la loi Informatique et Libertés modifiée et aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Cette politique s'applique à l'ensemble des services proposés par BIC IMMOBILIER dans le cadre de ses activités de gestion locative, transactions immobilières et syndic de copropriété, ainsi qu'à son site internet accessible à l'adresse https://agence-bic.fr

1. IDENTITÉ ET COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Responsable de traitement :

• Raison sociale : SARL AGENCE BIC CHANGEUX ET ASSOCIES
• Forme juridique : SARL unipersonnelle
• Adresse du siège social : 4 rue Pierre Debournou - BP 426, 18104 Vierzon
• SIRET : 883 451 437
• Adresse électronique : contact@agence-bic.fr
• Téléphone : 02 48 75 24 95

Délégué à la Protection des Données (DPO) :

• SARL HELIOS CONSEILS
• Adresse de correspondance : 27 avenue Henri Brisson, 18100 VIERZON
• Téléphone : 07 67 17 04 40
• Adresse électronique : cil@helios-conseils.com

2. CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter et à traiter différentes catégories de données personnelles, notamment :

2.1. Données d'identification et de contact

• Nom, prénom
• Adresse postale
• Adresse email
• Numéro de téléphone
• Date et lieu de naissance
• Pièce d'identité (dans le cadre des transactions immobilières et de la gestion locative)

2.2. Données professionnelles et financières

• Profession
• Employeur
• Revenus et justificatifs de ressources
• Coordonnées bancaires (RIB)
• Situation patrimoniale
• Avis d'imposition
• Informations sur les crédits en cours
• Données sur la solvabilité des candidats acquéreurs ou locataires

2.3. Données relatives au logement

• Adresse du bien
• Caractéristiques du bien
• Historique des interventions
• Documents relatifs à la copropriété
• États des lieux
• Diagnostics techniques

2.4. Données de navigation sur notre site internet

• Adresse IP
• Cookies
• Données de connexion et de navigation
• Historique des visites

2.5. Autres données éventuellement collectées

• Situation familiale
• Composition du foyer
• Besoins et préférences en matière immobilière
• Données relatives au règlement des loyers et charges
• Données relatives aux sinistres

3. FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DES TRAITEMENTS

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, en nous appuyant sur les bases juridiques mentionnées :

3.1. Gestion locative

• Analyse des critères des biens recherchés (exécution de mesures précontractuelles)
• Gestion des candidatures locatives et sélection des locataires (exécution de mesures précontractuelles)
• Rédaction et suivi des baux (exécution d'un contrat)
• Gestion des loyers et charges (exécution d'un contrat)
• Établissement des quittancements de loyers (exécution d'un contrat)
• Gestion des sinistres et des interventions techniques (exécution d'un contrat)
• Réalisation des états des lieux (obligation légale et exécution d'un contrat)
• Gestion des congés et préavis (exécution d'un contrat)
• Gestion du recouvrement et des expulsions (exécution d'un contrat)
• Envoi de propositions de locations analogues (intérêt légitime)
• Transmission de statistiques aux observatoires locaux des loyers (obligation légale)

3.2. Transactions immobilières

• Estimation et expertise de biens immobiliers (exécution de mesures précontractuelles)
• Prise de mandat (exécution de mesures précontractuelles)
• Commercialisation et mise en vente de biens (exécution d'un contrat)
• Organisation de visites (exécution d'un contrat)
• Rédaction et suivi des compromis et actes de vente (exécution d'un contrat)
• Vérification de la solvabilité des acquéreurs (intérêt légitime)
• Réalisation des obligations relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent (obligation légale)
• Transmission du dossier au notaire et suivi de la finalisation de la vente (exécution d'un contrat)
• Facturation des honoraires (exécution d'un contrat)

3.3. Syndic de copropriété

• Gestion administrative et financière de la copropriété (exécution d'un contrat)
• Organisation et tenue des assemblées générales (exécution d'un contrat)
• Gestion des sinistres et des travaux (exécution d'un contrat)
• Conservation des archives légales de la copropriété (obligation légale)
• Communication avec les copropriétaires (exécution d'un contrat)
• Comptabilité des organismes de copropriété (obligation légale)
• Tenue des comptes des intéressés (obligation légale)
• Convocations aux assemblées générales, lettres de relance, appels de fonds (obligation légale)
• Gestion et suivi des travaux des copropriétés (exécution d'un contrat)
• Attribution des dispositifs individuels d'accès aux immeubles (exécution d'un contrat)

3.4. Gestion de contentieux

• Gestion du précontentieux et du contentieux avec les cocontractants, les demandeurs de logement, les occupants et les tiers (intérêt légitime et exécution d’un contrat)
• Gestion des sinistres avec les cocontractants et les demandeurs (intérêt légitime et exécution d’un contrat)
• Gestion des saisies immobilières (intérêt légitime et exécution d’un contrat)
• Suivi des procédures d'expulsion (intérêt légitime et exécution d’un contrat)

3.5. Communication et marketing

• Envoi d'informations relatives à nos services (intérêt légitime ou consentement selon le cas)
• Envoi de newsletters (consentement)
• Gestion des demandes de contact et d'information (intérêt légitime ou exécution de mesures précontractuelles)
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction (intérêt légitime)

3.6. Gestion du site internet

• Amélioration de l'expérience utilisateur (intérêt légitime)
• Statistiques de visite (intérêt légitime ou consentement selon le type de cookies)
• Sécurisation des accès (intérêt légitime)
• Administration des réseaux (intérêt légitime)

3.7. Gestion comptable et administrative

• Facturation des prestations (exécution d'un contrat)
• Tenue de la comptabilité générale (obligation légale)
• Gestion du recouvrement (intérêt légitime ou exécution d’un contrat)

4. DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES

Selon les finalités des traitements, vos données personnelles peuvent être transmises aux destinataires suivants :

4.1. Destinataires internes

• Le personnel habilité de BIC IMMOBILIER (gestionnaires, négociateurs, comptables, etc.)

4.2. Destinataires externes

• Les prestataires techniques intervenant dans la gestion immobilière (artisans, entreprises de maintenance, etc.)
• Les notaires et avocats dans le cadre des transactions immobilières
• Les huissiers de justice (le cas échéant)
• Les assureurs et experts d'assurance
• Les administrations publiques et organismes légalement habilités
• Les établissements bancaires (pour les prélèvements de loyers, versements, etc.)
• Les prestataires informatiques assurant l'hébergement, la maintenance et la sécurité de nos systèmes
• Les prestataires d'emailing pour l'envoi de communications

Nous veillons à ce que ces destinataires traitent vos données de manière sécurisée et conformément à la réglementation en vigueur.

5. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée limitée, qui varie selon le type de données et les finalités poursuivies. Ces durées sont conformes aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL :

5.1. Gestion locative

• Dossiers de candidats à la location non retenus : 3 mois après la décision de non-attribution (recommandation CNIL)
• Données collectées au stade de l'appréciation de la solvabilité des candidats non retenus : 3 mois (recommandation CNIL)
• Données relatives aux locataires : durée du bail et jusqu'à la clôture des comptes du locataire, puis archivage intermédiaire pendant :
  • 3 ans en cas de gestion directe (délai de prescription en matière de baux selon l'article 2224 du Code civil)
  • 5 ans en cas de gestion déléguée ou semi-déléguée (délai de prescription civile selon l'article 2224 du Code civil)
• Données du locataire collectées dans le cadre de la résiliation du contrat : jusqu'à la validation de la réduction du préavis ou de la fin de solidarité
• Quittances, réparations locatives, charges : 5 ans à compter de leur émission (article 2224 du Code civil)

5.2. Transactions immobilières

• Mandats de vente ou de recherche : 10 ans à compter de la fin du mandat (prescription décennale en matière immobilière selon l'article 1792-4-1 du Code civil)
• Dossiers de vente : 10 ans à compter de la signature de l'acte définitif (prescription décennale)
• Données des acquéreurs et vendeurs : 10 ans à compter de la signature de l'acte définitif (prescription décennale)

5.3. Syndic de copropriété

• Procès-verbaux d'assemblées générales et pièces annexes : 10 ans (conformément à la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété)
• Données comptables de la copropriété : 10 ans (conformément à l'article L. 123-22 du Code de commerce)
• Contrats de syndic : 10 ans à compter de la fin du contrat (prescription décennale)

5.4. Contentieux

• Données relatives au précontentieux : jusqu'au règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu'à la prescription de l'action en justice
• Données relatives au contentieux : jusqu'à l'épuisement des voies de recours, puis archivage pendant les délais de prescription applicables

5.5. Communication et marketing

• Données utilisées à des fins de prospection commerciale pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (conformément à la délibération CNIL n° 2016-264)
• Données relatives aux prospects non clients : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (conformément à la délibération CNIL n° 2016-264)
• Données de connexion et de navigation : 13 mois maximum (recommandation CNIL)

5.6. Comptabilité

• Documents comptables et pièces justificatives : 10 ans (conformément à l'article L. 123-22 du Code de commerce)

En cas d'exercice du droit d'opposition à la prospection, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition sont conservées au minimum trois ans à compter de l'exercice du droit d'opposition. Ces données ne sont en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition.

Ces durées peuvent être prolongées en cas de contentieux ou pour répondre à d'autres obligations légales spécifiques. Au terme de ces périodes, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible.

6. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

6.1. Définition

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de votre visite sur notre site internet. Il permet de stocker des informations relatives à votre navigation.

6.2. Types de cookies utilisés sur notre site

Notre site https://agence-bic.fr/ utilise différents types de cookies :

Tableau des cookies utilisés sur notre site :

Nom du cookie	Finalité	Éditeur/Développeur	Durée de vie
Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site
PHPSESSID	Cookie généré par des applications PHP pour gérer les variables de session utilisateur. Permet de maintenir l'état de connexion entre les pages.	PHP	Session (supprimé à la fermeture du navigateur)
Cookies analytiques (mesure d'audience)
_ga	Enregistre un identifiant particulier utilisé pour générer des données statistiques sur l'utilisation du site web par l'utilisateur.	Google Analytics	2 ans à compter de sa création ou de sa mise à jour
_gid	Conserve un identifiant unique utilisé pour établir des données statistiques sur l'utilisation du site web par les visiteurs.	Google Analytics	24 heures
ga#	Utilisé pour distinguer les utilisateurs individuels au moyen d'un numéro généré aléatoirement comme identifiant client, permettant de calculer les visites et les sessions.	Google Analytics	2 ans à compter de sa création ou de sa mise à jour
_flingue	Utilisé pour surveiller le nombre de requêtes du serveur Google Analytics lors de l'utilisation de Google Tag Manager.	Google Tag Manager	Session (supprimé à la fermeture du navigateur)
Cookies tiers de réseaux sociaux
Divers cookies Facebook	Notre site inclut un bouton pour suivre notre page Facebook. Ce bouton peut déposer des cookies sur votre appareil permettant à Facebook de suivre votre navigation, même si vous n'utilisez pas le bouton. Ces cookies peuvent être utilisés par Facebook pour établir votre profil et vous proposer des publicités personnalisées.	Facebook (Meta)	Variables selon les cookies (30 jours à 2 ans)

 

Important concernant les cookies tiers de réseaux sociaux : Les boutons de réseaux sociaux présents sur notre site peuvent permettre aux réseaux concernés (notamment Facebook) de suivre votre navigation sur notre site, que vous soyez membre ou non de ces réseaux et que vous cliquiez ou non sur ces boutons. Ces cookies tiers sont soumis aux politiques de confidentialité propres à chaque réseau social. Nous n'avons aucun contrôle sur le dépôt de ces cookies et vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces réseaux sociaux pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière de cookies : https://www.facebook.com/policies/cookies/

6.3. Gestion des cookies

Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau d'information vous informe de la présence de cookies et vous invite à exprimer votre choix. Les cookies soumis à votre consentement ne sont déposés que si vous les acceptez.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies en cliquant sur le lien "Gestion des cookies" en bas de page de notre site.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour gérer les cookies :

• Pour Chrome : chrome://settings/content/cookies
• Pour Firefox : about:preferences#privacy
• Pour Safari : Préférences > Confidentialité
• Pour Edge : edge://settings/content/cookies
• Pour Internet Explorer : outils > options internet > confidentialité

6.4. Durée de conservation des cookies

Les cookies déposés sur votre terminal ont une durée de vie maximale de 13 mois.

7. TRANSFERT DE DONNÉES HORS DE L'UNION EUROPÉENNE

BIC IMMOBILIER ne réalise aucun transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'Union Européenne.

Dans l'hypothèse où nous serions amenés à transférer vos données en dehors de l'Union Européenne, nous nous assurerions que ce transfert s'effectue vers des pays assurant un niveau de protection adéquat ou encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d'entreprise contraignantes, etc.).

8. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment :

8.1. Sécurisation des accès physiques et logiques

• Restriction des accès à nos locaux au moyen de portes verrouillées
• Mise en place de procédés d'authentification des utilisateurs (mots de passe individuels)
• Limitation des accès aux données selon les profils d'habilitation
• Revue régulière des habilitations d'accès
• Verrouillage automatique des sessions
• Protection du réseau informatique interne

8.2. Protection des données

• Chiffrement des données sensibles
• Chiffrement des équipements mobiles
• Utilisation d'antivirus régulièrement mis à jour
• Installation de pare-feu (firewall)
• Mise à jour régulière de nos systèmes informatiques
• Sécurisation des serveurs

8.3. Traçabilité et continuité

• Journalisation des accès et des connexions
• Réalisation de sauvegardes régulières
• Stockage sécurisé des sauvegardes
• Procédures de continuité d'activité testées régulièrement

8.4. Organisation et sensibilisation

• Formation et sensibilisation de notre personnel aux exigences de confidentialité
• Formalisation de chartes d'utilisation à destination des utilisateurs et administrateurs
• Procédures de gestion des incidents et des violations de données
• Encadrement de la maintenance et des interventions par des tiers
• Encadrement des relations avec les sous-traitants

9. VOS DROITS

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données ainsi qu'une copie de celles-ci.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la rectification des données inexactes vous concernant, ainsi que compléter les données incomplètes.
• Droit à l'effacement : vous pouvez demander l'effacement de vos données dans certains cas (notamment lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées).
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certains cas.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection.
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander qu'elles soient transmises à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement possible.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :

• Par email : cil@helios-conseil.com
• Par le formulaire en ligne : J'exerce mes droits RGPD
• Par courrier postal :

Agence BIC - DPO,

4 rue Pierre Debournou - BP 426,

18104 VIERZON

• En vous rendant à notre agence :

4 rue Pierre Debournou,

18104 VIERZON

Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou d'un nombre important de demandes.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

10. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques en matière de données personnelles. La version en vigueur est celle disponible sur notre site internet.

Date de dernière mise à jour : 12 mars 2025

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Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter aux coordonnées mentionnées à l'article 1.

SARL AGENCE BIC CHANGEUX ET ASSOCIES 4 rue Pierre Debournou - BP 426 18104 Vierzon

Téléphone : 02 48 75 24 95

Email : contact@agence-bic.fr